Für einen schnellen Überblick der wichtigsten Informationen haben wir für Sie auch einen Praxisleitfaden erstellt, den Sie über den nachfolgenden Link herunterladen können.
Einleitung & Gesetzliche Grundlage
Mit Einführung des Gesetzes zum Schutz elektronischer Patientendaten in der Telematikinfrastruktur (Patientendaten-Schutz-Gesetz – PSDG) wurde im § 293 Abs. 8 SGB V festgelegt, dass das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) das Beschäftigtenverzeichnis der ambulanten Pflege (BeVaP) aufbaut.
Den im BeVaP registrierten Beschäftigen wird eine Lebenslange Beschäftigtennummer (LBNR) zugewiesen. Die LBNR soll ein Baustein auf dem Weg zu einer papierlosen elektronische Abrechnung sein, welche die bisher angewandten Verfahren der Übermittlung von handschriftlich abgezeichneten Leistungsnachweisen und Handzeichenlisten ablöst.
Zielgruppe
Im BeVaP müssen ambulante Pflege- und Betreuungsdienste oder deren Träger sich registrieren sowie Ihre Beschäftigten eintragen.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht, welche Dienste und Personen in das BeVaP einzutragen sind.
Ambulante Leistungserbringer, mit denen die Krankenkassen Verträge nach § 132a Absatz 4 Satz 1 abgeschlossen haben, oder bei denen es sich um zugelassene Pflegeeinrichtungen im Sinne des § 72 Absatz 1 Satz 1 des Elften Buches handelt sowie deren Beschäftigte, wenn diese eine der nachfolgenden Leistungen erbringen:
- Leistungen der häuslichen Pflegehilfe gem. § 36 Abs. 1 SGB XI
- Leistungen der häuslichen Krankenpflege gem. § 37 SGB V
- Leistungen der außerklinischen Intensivpflege gem. § 37c SGB V
Sofern in den ambulanten Pflege- und Betreuungsdiensten Leiharbeitende beschäftigt, sind diese so zu behandeln wie die eigenen Angestellten und ebenfalls in das BeVaP mit einzutragen.
Darüber hinaus müssen sich Einzelpflegekräfte, die Verträge mit den Pflegekassen gem. § 77 Abs. 1 SGB XI abgeschlossen haben, im BeVaP registrieren.
Stationäre Pflegeeinrichtungen und deren Beschäftigte werden nicht im BeVaP registriert.
Das BeVaP
Das Beschäftigtenverzeichnis ist online über den nachfolgenden Link zu erreichen:
Registrierungsprozess
Für die Registrierung und Authentifizierung einer Organisation im BeVaP gibt es zwei Optionen.
Eine Registrierung kann zum einen über eine ELSTER-Zertifikatsdatei erfolgen (Standardregistrierungsweg). Pflegeorganisationen benötigen ein Organisationszertifikat, Einzelpflegekräfte können auch eine persönliche Zertifikatsdatei verwenden.
Eine weitere Option, die allerdings erst im Laufe des Jahres zur Verfügung stehen wird, ist die Registrierung durch die BeVaP-Verzeichnisstelle. Wird diese Möglichkeit gewählt, können nicht alle Funktionalitäten des BeVaP genutzt werden. Es ist zudem mit einer längeren Registrierungsdauer zu rechnen, da die Registrierung händisch durch die Verzeichnisstelle erfolgt.
Rollenverteilung im BeVaP
Für die Registrierung und die Bearbeitung sind im BeVaP verschiedene „Rollen“ vorgesehen. In der nachfolgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht der verschiedenen Rollen, deren Aufgaben sowie eine Empfehlung des BfArM, welchem Stakeholder in der Organisation diese Rolle zugewiesen werden könnte.
| Rolle | Aufgabe | Empfehlung |
| Zeichnungs-berechtigte Person |
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| Benutzer-verwaltende |
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| Datenpflegende |
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Quelle: Darstellung angelehnt an das BeVaP-Handbuch des BfArM
Dateneingabe und Generierung der LBNR
Für kleinere Einrichtungen kann die Eingabe der Daten in das BeVaP durch die Datenpflegenden händisch erfolgen. Für größere Träger empfiehlt sich die Nutzung der Option einer Stapelverarbeitung. Für den Massenimport ist eine entsprechende JSON (JavaScript Object Notation) – Datei notwendig.
Nach Eingabe der vollständigen Daten einer Pflegekraft in das Verzeichnis kann anschließend nach Übermittlung der Daten ohne Wartezeit eine LBNR generiert werden. Jede im Verzeichnis geführte Person hat dabei eine einzige LBNR, die auch bei Unterbrechungen der Tätigkeit gleichbleibt und auch bei mehreren Arbeitgebern angegeben werden kann.
Abrechnung
Ab dem 1.1.2023* muss die LBNR im Zusammenhang mit den Abrechnungsunterlagen an die Kostenträger übermittelt werden.
Für die Abrechnung der folgenden bereits o. g. Leistungen muss ab dem 01.01.2023 die LBNR beigefügt werden:
- Leistungen der häuslichen Pflegehilfe gem. § 36 Abs. 1 SGB XI
- Leistungen der häuslichen Krankenpflege gem. § 37 SGB V
- Leistungen der außerklinischen Intensivpflege gem. § 37c SGB V
*Bekanntmachung des Bundesministeriums für Gesundheit:
„Das BMG wurde seitens der betroffenen Akteure über sich stellende Schwierigkeiten im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverzeichnis für die ambulante Pflege informiert. Aufgrund dieser Problemanzeigen und der nahenden gesetzlichen Frist zur Verwendung der lebenslangen Beschäftigtennummer im Rahmen der Abrechnung prüft das BMG derzeit Lösungsmöglichkeiten.“
Weitere Informationsmaterialien des BfArM
- BeVaP Hilfeseite (https://www.bevap-bund.de/hilfe)
Unterstützung durch das BfArM
Das BfArM bietet einen Helpdesk-Service an, um auf Ihre individuellen Fragen im Zusammenhang mit dem BeVaP einzugehen.
Sie können das Helpdesk über die folgenden Kommunikationskanäle erreichen:
E-Mail: bevap@bevap-bund.de
Telefon: 0228-99 307 4711 (Sprechzeiten montags, mittwochs, donnerstags und freitags von 09:00 bis 13:00 Uhr).
Glossar
Vor dem Hintergrund der vielen Abkürzungen in diesem Text haben wir nachfolgend die wichtigsten Begriffe und Akronyme noch einmal kurz erklärt.
BfArM – Das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) wurde vom Gesetzgeber mit dem Aufbau des BeVaP beauftragt.
BeVaP – In das Beschäftigtenverzeichnis der ambulanten Pflege (BeVaP) werden Pflegekräfte eingetragen und bekommen eine LBNR zugewiesen.
LBNR – Mit der Lebenslangen Beschäftigtennummer (LBNR) können die Pflegekräfte eindeutig identifiziert werden.
ELSTER – Ein Digitales System für die Elektronische Steuererklärung.
JSON – Ein bestimmtes Dateiformat, welches dazu geeignet ist um strukturierte Daten auszutauschen (JavaScript Object Notation).