Interview mit Sebastian Menne und René Stolz-Hoppmann – Caritasverband Stuttgart e. V. zur Einführung einer sprachgestützten Pflegedokumentation

Sehr geehrter Herr Menne, sehr geehrter Herr Stolz Hoppmann, welchen Stellenwert hat die Dokumentation in der Pflegearbeit?

René Stolz-Hoppmann:
Die Dokumentation unserer Pflegearbeit ist ein sehr wichtiger Teil einer guten Versorgung. Die Erfassung von Informationen zu  Pflegeleistungen, Medikamenten, Ein- und Ausfuhrmengen, Vitalzeichen und vielem mehr stellen sicher, dass Pflegende, medizinisches Personal sowie  An- und Zugehörige jederzeit einen guten Überblick über den Gesundheits- und Pflegezustand der Patient*innen haben.

Gleichwohl sind die bürokratischen Prozesse im Zusammenhang mit der Pflegedokumentation oftmals  noch papiergebunden und entsprechend aufwendig umzusetzen.

Wie sahen die Abläufe bei der Dokumentation in der Vergangenheit aus?

René Stolz-Hoppmann:

Der bisherige Ablauf sah bislang wie folgt aus, die Pflegekräfte mussten nach der Versorgung der Patient*innen zurück in das Dienstzimmer, um dort an einem stationären Arbeitsplatz die Dokumentation vorzunehmen. Zwischendurch wurden Besonderheiten und Änderungen auch auf Zetteln festgehalten.

Hier bestand die Gefahr, dass wichtige Informationen nicht in die Dokumentation einfließen, weil sie z. B. im manchmal hektischen Alltag vergessen werden. Wenn einer Pflegekraft dann im Feierabend abends auf dem Sofa plötzlich eine Information einfällt, die nicht dokumentiert wurde, löst dies zusätzlichen Stress aus.

Wie sind Sie auf die Idee gekommen, eine sprachgestützte Pflegedokumentation einzuführen?

Sebastian Menne:

Wir wurden vor einiger Zeit vom Startup „Voize“ angefragt, ob es möglich wäre, in unseren Einrichtungen im Rahmen eines Praktikums Einblicke in den Pflegealltag zu bekommen mit dem Ziel, deren digitale Lösung bestmöglich an den Bedarfen der Praxis auszurichten. Dieses Vorgehen hat sich positiv abgehoben von Anbietern anderer Innovationen für die Pflege. Wir waren dann gerne bereit, als Referenzeinrichtung bei der weiteren Entwicklung zu unterstützen und unser Praxiswissen zur Verfügung zu stellen.

Wie lief der Einführungsprozess der sprachgestützte Pflegedokumentation ab?

Sebastian Menne:
Die Einführung des Sprachassistenten von „Voize“ fiel bei uns mit einer trägerweiten Umstellung der Pflegedokumentationssoftware auf das System von Connext Vivendi zusammen. Die Einführung neuer Software bedeutet immer einen Organisations- und Schulungsaufwand. In diesem Zusammenhang war es uns wichtig, von Anfang an Synergien zu nutzen und die Einführung beider Systeme zu kombinieren.

Weiterhin haben wir Wert daraufgelegt, dass die beiden Systeme auch miteinander kompatibel sind. Die Daten, die mittels des Sprachassistenten dokumentiert werden, werden über eine Schnittstelle automatisch an Vivendi gesendet und zugeordnet. Die tägliche Dokumentation kann damit ausschließlich über das Smartphone, also über die App erfolgen.

Welche Herausforderungen sind Ihnen bei der Einführung begegnet bzw. sollten beachtet werden?

Sebastian Menne:
Wie bereits angesprochen sind bei der Einführung einer solchen Lösung einige Aspekte zu beachten. Zunächst muss eine Investition in Hard- und Software getätigt werden. Auch eine gewisse Netzwerkabdeckung (WLAN) mindestens in den Stationszimmern sollte gegeben sein.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, müssen Mitarbeitende geschult und bei der Neueinführung frühzeitig „mitgenommen werden“. Voize bietet hier eigene Schulungsmaterialien wie Videos sowie einen Testmodus in der Software an, was die Einführung und Erklärung der Bedienung für die Mitarbeitenden erleichtert.

Mit der Einführung von sprachgestützter Pflegedokumentation ändern sich natürlich auch Organisationsprozesse. Dies bedingt, dass bspw. das Qualitätsmanagement-Handbuch im Hinblick auf die veränderten Abläufe entsprechend angepasst werden muss.

Nicht zuletzt müssen natürlich auch die Angehörige mit einbezogen und sichergestellt werden, dass mit der Digitalisierung der Pflegedokumentation kein Transparenzverlust einhergeht.

Wie sieht der Einsatz des Sprachassistenten in der Praxis aus?

René Stolz-Hoppmann:
Für den Einsatz des Sprachassistenten nutzen wir neu angeschaffte Smartphones, auf denen die App von Voize installiert wurde. An den Smartphones ist eine Kordel befestigt. Die Pflegekräfte können dieses dann entweder umhängen oder im Kasack verstauen.

Mit dieser Lösung kann die Dokumentation nun direkt am „Point of care“ bei den Bewohnenden erfolgen. Handschriftliche Notizen sind damit überflüssig.

Die Spracheingabe erfolgt intuitiv über einen einzigen Button mit einem Mikrofon-Symbol. Anschließend können Berichte oder Werte eingesprochen werden. Die künstliche Intelligenz (KI) wandelt die Sprache in Text um und kann die Informationen direkt den Bewohnenden zuordnen und auch erkennen, ob es sich um einen Pflegebericht, Blutdruck-Wert oder eine Trinkmenge handelt. Sollte eine Eingabe fehlerhaft sein, kann man dem System über einen weiteren Button direkt ein Feedback geben. Die KI lernt hierbei stets dazu und je öfter eine Pflegekraft Voize nutzt, desto besser werden auch Stimme und Inhalt erkannt.

Können Sie schon ein erstes Fazit aus dem Pilotbetrieb ziehen?

René Stolz-Hoppmann:
Wir haben interne Messungen angestellt und konnten zeigen, dass mindestens 30 Minuten pro Schicht pro Pflegekraft an Dokumentationsaufwand eingespart werden konnte, bspw. weil die Pflegenden den Wohnbereich nicht mehr so oft verlassen mussten oder die Nachbereitung des Dienstes weniger Zeit in Anspruch nahm.

Darüber hinaus konnten wir schnell eine Verbesserung der Pflegedokumentation feststellen, zum einen im Hinblick auf die Quantität, es wird nun mehr dokumentiert, aber auch die Qualität hat sich verbessert. Hier hatten unsere Mitarbeitenden, bei denen Deutsch nicht die Muttersprache ist, teilweise mit Schwierigkeiten zu kämpfen und waren gehemmt. Der Sprachassistent ist hier eine große Hilfe. Zumal die Sprache oftmals besser mündlich gesprochen wird, als der schriftliche Ausdruck und Rechtschreibung sind. Auch Akzente und Dialekte versteht die KI mit der Zeit und wandelt diese in Hochdeutsch um.

Dass es hier am Anfang durch die KI noch die ein oder andere Stilblüte gibt, ist meiner Meinung nach vernachlässigbar, da man merkt, wie sich das System ständig weiterentwickelt.

Insbesondere die jüngeren Mitarbeitenden und Auszubildenden melden uns zurück, dass es für sie ein attraktiver moderner Arbeitsplatz ist, wo man mit der Zeit mitgeht. Aber auch unsere älteren Mitarbeitenden arbeiten gut und gerne mit der sprachgestützten Pflegedokumentation.

Welche nächsten Schritte planen Sie für die Zukunft?

Sebastian Menne:
Die bisherigen Erfahrungen im Pilotbetrieb haben uns bestärkt, diesen Weg weiter zu verfolgen. In der nächsten Zeit werden Vivendi und Voize in allen fünf stationären Pflegeeinrichtungen der Caritas Stuttgart mit insgesamt über 530 Pflegeplätzen eingeführt. Darüber hinaus prüfen wir auch, ob und wie weitere Bereiche wie z. B. die Wunddokumentation digitalisiert bzw. sprachgestützt dokumentiert werden können.

PflegeDigital@BW:

Herzlichen Dank für das Gespräch!

Sie möchten mehr über das Thema sprachgestützte Pflegedokumentation erfahren? Auf dem 5. PflegeDigital@BW-Fachtag am 21.03.2023 haben Sie die Möglichkeit, im Rahmen eines spannenden Impulsvortrages von Vertretenden des Caritasverbandes Stuttgart einen tieferen Einblick in das Thema zu bekommen.

Nähere Informationen zum Programm und die Möglichkeit zur Anmeldung finden Sie unter https://eveeno.com/pflegedigitalbw-fachtag2023.